Die Führung eines Unternehmens ist eine grosse Herausforderung, die eine Vielzahl von Aspekten umfasst, darunter Budgetierung, Geschäftsentwicklung, Kundenbeziehungsmanagement, Personaleinsatzplanung und Ressourcenoptimierung. Es handelt sich um eine komplexe Aufgabe, die eine durchdachte Herangehensweise erfordert. Dabei spielt die Zeiterfassung eine entscheidende Rolle, da sie unter anderem eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, effiziente Personaleinsatzplanung und transparente Abrechnung ermöglicht. All das trägt nachweislich zur Produktivität des Unternehmens bei. Wie sich die Personalzeiterfassung auf den Erfolg eines Betriebs auswirkt, wurde in zahlreichen Studien erforscht. Mit den wichtigsten Aspekten rund um die Personaleinsatzplanung und Projektzeiterfassung möchten wir uns in diesem Artikel befassen. Dabei gehen wir unter anderem auf die Bedeutung von Daten ein.
Komplexe Planungen machen elektronische
Systeme notwendig
Genau genommen gab es die Personaleinsatzplanung bereits in der Steinzeit. Ein gutes Beispiel dafür ist die Jagd, bei der Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten koordiniert werden mussten, um den Erfolg der Aktivität und damit das Überleben der Gruppe zu sichern. Der wesentlichste Unterschied zu damals ist die Komplexität.
Beim Erstellen eines Personaleinsatzplans sind mehrere Parameter zu beachten. Zunächst müssen die Arbeitszeiten und gesetzlichen Vorgaben wie maximale Arbeitsstunden und Pausen berücksichtigt werden. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, einschliesslich Urlaubszeiten und Abwesenheiten, ist ebenfalls wichtig. Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden müssen passen, um eine hohe Arbeitsqualität zu gewährleisten. Die Arbeitslast sollte ausgewogen verteilt sein, um Überlastung zu vermeiden. Unternehmensanforderungen und spezifische Projektbedarfe, einschliesslich Spitzenzeiten, sind zu berücksichtigen. Budgetvorgaben und Kostenkontrolle sind entscheidend. Technologische Unterstützung durch Zeiterfassungssoftware hilft bei der Datenanalyse und Entscheidungsfindung. Kommunikation und Transparenz im Team sind wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden. Der Plan sollte flexibel genug sein, um auf Änderungen reagieren zu können.
Daten aus der Zeiterfassung helfen bei der Personaleinsatzplanung
Heute stehen uns dafür grosse Mengen an Daten zur Verfügung, die durch moderne Software generiert werden und wertvolle Erkenntnisse liefern. Diese Daten können zur Optimierung der Arbeitszeitplanung, Mitarbeiterzufriedenheit und Ressourcennutzung verwendet werden.
Ein entscheidender Faktor in diesem Zusammenhang ist Big Data. Bereits bei einer 2012 durchgeführten Studie von McAfee und Brynjolfsson konnte nachgewiesen werden, dass Unternehmen, die Big Data nutzten, erfolgreicher als ihre Konkurrenten in derselben Branche waren. Im Schnitt war ihre Produktivität um 5 % höher. Dieser Trend hat sich in den folgenden Jahren verstärkt, und es ist davon auszugehen, dass die Bedeutung von Big Data in Zukunft weiter zunehmen wird. Schliesslich bietet Big Data Unternehmen die Möglichkeit, grosse Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen zu erfassen und zu analysieren. Besagte Quellen können unter anderem durch Zeiterfassungssoftware generiert werden. Weitere potenzielle Quellen sind das Feedback von Kunden, Markttrends und Social Media.
Erik Brynjolfsson, Direktor des MIT "Initiative Digital Economy"
Natürlich hatten die Neandertaler im Gegensatz zu uns weder Papier noch Softwares oder vergleichbare Hilfsmittel zur Verfügung, trotzdem ist die Koordination im Grunde nichts anderes als die Personaleinsatzplanung, wie wir sie von heutigen Unternehmen kennen. Zudem befassten sie sich nicht mit Themen wie Arbeitszeiterfassung, Terminplanung oder Zeitwirtschaft. Das ändert jedoch nichts daran, dass unsere Vorfahren in komplexen Gesellschaftsstrukturen lebten und jeder einzelne seine Aufgabe hatte. Alle Mitglieder arbeiteten zusammen, um das Überleben der Gruppe zu sichern. Das äusserte sich nicht nur bei der Jagd, sondern auch bei anderen alltäglichen Aufgaben wie der Betreuung von Älteren und Kindern oder dem Sammeln von Beeren, Früchten, Pilzen oder anderen Nahrungsmitteln.
Zeiterfassung lohnt sich für Unternehmen aller Branchen und Grössen
Noch immer gibt es viele kleine Unternehmen, die sich nicht vorstellen können, ein Zeiterfassungssystem zu nutzen. Das ist angesichts der Komplexität und Kosten einiger Softwares verständlich. Allerdings darf nicht ausser Acht gelassen werden, dass es Lösungen für alle Betriebsgrössen und Branchen gibt. Selbst für kleine Unternehmen gibt es Zeiterfassungssoftwares, die automatisch die Tätigkeiten beziehungsweise den damit verbundenen Zeitaufwand von bestimmten Mitarbeitenden erfassen. Durch diese Erkenntnisse lassen sich effiziente Arbeitsabläufe entwickeln. Sie können beispielsweise feststellen, ob Ressourcenengpässe entstehen oder ein Team überlastet ist. Diese Erkenntnisse helfen wiederum bei der besseren Planung von Aufgaben.
Manuelle Berechnungen mit Excellisten sind auch Kosten, die in Summe sich nicht rechnen
Kleine Unternehmen können auf Apps mit grundlegendem Funktionsumfang setzen, während mittelständischen und grossen Unternehmen umfangreiche Zeiterfassungssysteme mit erweiterten Funktionen wie detaillierter Berichterstattung sowie integrierter Genehmigungsworkflows und Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung stehen. Personalverantwortliche haben mit Zeiterfassungssoftwares ein effektives Instrument für die Personaleinsatzplanung zur Hand. Ferner profitieren auch die Mitarbeitenden, da sie ihre Produktivität immer im Blick haben. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die globale Zugänglichkeit. Die meisten modernen Zeiterfassungssysteme sind von jedem Ort mit Internetzugang aus zugänglich. Damit lassen sich Arbeitszeitmodelle wie Homeoffice und Schichtarbeit realisieren.
Glückliche Mitarbeitende sind produktivere Mitarbeitende
Wie produktiv die Mitarbeitenden in Ihrem Betrieb sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ein wichtiger Aspekt ist die Arbeitsatmosphäre. Sie müssen ein kooperatives und motivierendes Arbeitsumfeld schaffen, damit sich alle wohlfühlen. Dafür bietet sich unter anderem ein Gemeinschaftsbereich mit Kaffeemaschine und Wasserspender an. Wie eine
Studie der Oxford University Saïd Business School in Zusammenarbeit mit dem britischen multinationalen Telekommunikationsunternehmen BT zeigt, besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Produktivität und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Laut der Studie sind glückliche Mitarbeitende 13 % produktiver. Doch was hat das eigentlich mit Zeiterfassung zu tun?
Mitarbeiterzufriedenheit korreliert mit höherer Produktivität
Tatsächlich weit mehr, als den meisten bewusst ist. Ein entscheidender Aspekt ist die Work-Life-Balance. Work-Life-Balance bezeichnet nichts anderes als das Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben. In unserer heutigen Leistungsgesellschaft haben viele Menschen ihre Work-Life-Balance nicht mehr im Griff, was sich in psychischen Problemen wie einem Burnout äussern kann. Zeiterfassungssysteme wirken dem entgegen, da Mitarbeitende ihre Arbeitszeit leichter verwalten können, flexible Arbeitszeitmodelle unterstützt und Überstunden vermieden werden. Ein weiterer Faktor ist Transparenz. Dank der präzisen Erfassung können sich Mitarbeitende sicher sein, dass ihre Arbeitszeit korrekt vergütet wird. Das ist gerade im Hinblick auf mögliche Überstunden von Relevanz. Nicht zuletzt helfen Zeiterfassungslösungen bei der Identifizierung von produktiven Mitarbeitenden. Diese können gefördert und gewürdigt werden. All diese Punkte tragen massgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, was sich in einer höheren Produktivität widerspiegelt.
Markt für Zeiterfassungssoftwares wird bis 2028 voraussichtlich um 20,40 % steigen
Wir haben bereits geklärt, dass die Implementierung von Tools für die Personalzeiterfassung in nahezu allen Betrieben sinnvoll ist. Neben branchenunabhängigen Lösungen gibt es schliesslich auch solche, die auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse bestimmter Industrien wie Baugewerbe, Gastronomie oder Gesundheitswesen ausgerichtet sind. Angesichts ihres Nutzens ist es keine Überraschung, dass sich Zeiterfassungssoftwares bereits jetzt auf der ganzen Welt etabliert haben. Wie aus einer
Studie des Marktforschungsunternehmens Data Bridge Market Research hervorgeht, ist das erst der Anfang: Voraussichtlich wird der globale Markt für Zeiterfassungssoftwares von 2021 to 2028 um 20,40 % wachsen und damit einen Wert von 31,88 Milliarden US-Dollar erreichen. Diese Entwicklung lässt sich unter anderem durch die steigende Nachfrage aus Schwellenländern erklären.
Zeiterfassungssoftwares bieten eine Vielzahl von Funktionen
Den meisten Unternehmern ist nicht bewusst, welche Funktionen eine Zeiterfassungssoftware umfasst. Sie gehören dazu? Dann sollten wir uns den Funktionsumfang der Tools näher anschauen. Zur Verdeutlichung werfen wir einen Blick auf Mobatime AG. Mobatime AG ist ein 1945 gegründetes Familienunternehmen aus der Schweiz, das sich auf Zeiterfassungs- und Zeitmanagementsysteme spezialisiert hat. Die Systeme des Unternehmens werden in Unternehmen unterscheidlicher Art genutzt – beispielsweise in industriellen Gross- und Kleinbetrieben, öffentlichen Gebäuden und Verkehrseinrichtungen. Es gibt massgeschneiderte Lösungen für Firmen aller Branchen und Grössen.
Mobatime ermöglicht die präzisen Erfassung von Anwesenheit und Arbeitszeiten
Eine zentrale Funktion der Zeiterfassungssoftwares von Mobatime ist die automatische Zeiterfassung. Ob über eine kontaktlose Chipkarte und Terminal oder per App und Webrowser – Sie haben die Wahl. Alle Möglichkeiten eignen sich zur präzisen Erfassung von Anwesenheit und Arbeitszeiten. Sollten Mitarbeitende abwesend sein – zum Beispiel wegen Krankheit – oder einen Ferienantrag stellen wollen, können sie online eine Bestätigung/Genehmigung einholen. Zudem haben sie die Möglichkeit, selbst die Arbeitszeit nach Aufgaben oder Projekten zu erfassen. Eine weitere Funktion ist die Schichtplanung, welche sich in erster Linie an Personalverantwortliche richtet. Zeiterfassungssoftwares helfen nicht nur bei der Erfassung der Arbeitszeit, sondern unterstützen generell bei der Personaleinsatzplanung. Durch die Tools lassen sich Schichtpläne mit wenigen Klicks erstellen und verwalten. Ausserdem können Personalverantwortliche Berichte einsehen, um unternehmensrelevante Entscheidungen wie die Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern zu treffen.
Natürlich sind Zeiterfassungslösungen bei weitem nicht die einzigen Tools, die moderne Unternehmen nutzen. Daher bieten die Softwares von Mobatime AG verschiedene Schnittstellen zur Integration in andere Systeme, darunter Tools für ERP, Lohnabrechnung und Personalmanagement. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz und die Datensicherheit. Alle Prozesse der Softwares stehen im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sensible Mitarbeiterdaten werden sicher gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Projektzeiterfassung als Erfolgsfaktor
Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen arbeiten projektbasiert und/oder bieten Dienstleistungen auf Stundenbasis an. All diese Betriebe müssen nicht nur Arbeitszeiten an sich erfassen, sondern auch eine detaillierte Erfassung der Projektzeiten vornehmen. Dadurch profitieren sie von einigen Vorteilen.
Abrechnung von Kundenprojekten
Die Projektzeiterfassung ist notwendig für eine korrekte und transparente Abrechnung. Unternehmen können genau verfolgen, wie viel Arbeitszeit in ein bestimmtes Projekt gesteckt wurde. Die erfassten Zeiten dienen als Beleg für Kunden. Sie kommen der Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens zugute.
Bewertung der Leistung
Sie wollen wissen, wie sehr sich bestimmte Mitarbeitende bei einem Projekt eingebracht haben? Das ist ein weiterer Grund für die Projektzeiterfassung. Durch eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten haben Sie wertvolle Daten, die bei der Bewertung von Effizienz und Leistung helfen. Diese Daten unterstützen bei Leistungsanerkennung, Leistungsoptimierung sowie Zielsetzung. Sie sind ausserdem eine wichtige Grundlage für Benchmarking.
Effizientere Nutzung von Ressourcen
Mitarbeitende sind Ressourcen, deren zielgerichtete Nutzung massgeblichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens hat. Durch Projektzeiterfassung können Unternehmen besser einschätzen, wie viel Personal und Zeit für bestimmte Projekte benötigt wird. Zum einen vermeiden sie durch eine optimierte Mitarbeiterzuweisung Engpässe, zum anderen wird einer Überlastung entgegengewirkt. Ganz zu schweigen davon, dass eine effiziente Projektabwicklung garantiert ist. Das ist gerade dann von Relevanz, wenn Kunden eine Deadline für bestimmte Aufgaben setzen.
Einhaltung des Projektbudgets
Damit sich ein Projekt rentiert, dürfen Unternehmen das geplante Budget nicht oder nur geringfügig überschreiten. Dafür braucht es eine Überwachung in Echtzeit, damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Basierend auf den erfassten Projektzeiten können Unternehmen Prognosen treffen und gegebenenfalls Massnahmen einleiten, um eine Überschreitung des Budgets zu vermeiden. Selbst wenn das nicht gelingen sollte, lassen sich die erfassten Projektzeiten für eine Nachkalkulation nutzen. Das unterstützt bei der Planung zukünftiger Projekte.
Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen
So wichtig Massnahmen zur Produktivitätssteigerung sind – sie müssen im Einklang mit den geltenden Gesetzen stehen. Es ist beispielsweise ein Tabu, Arbeitszeitgesetze zu brechen oder den Datenschutz zu missachten. Durch eine klare Dokumentation wird sichergestellt, dass Unternehmen die rechtlichen Rahmenbedingungen einhalten. Das schafft ein faires Umfeld, steigert das Vertrauen der Mitarbeitenden und wirkt möglichen Strafen wie Bussgeldern entgegen.
Identifizierung von Engpässen
Im Laufe eines Projekts lässt sich ein Mangel an Ressourcen wie Fachkräften nicht ausschliessen. Das kann sich zu einem Problem entwickeln, da Betriebe womöglich nicht mehr in der Lage sind, Kundenprojekte in dem vorgegebenen Zeitrahmen zu bewältigen. Die Projektzeiterfassung hilft sowohl bei der Bewältigung als auch der Erkennung von Engpässen. Personalverantwortliche können beispielsweise die Auslastung ihrer Mitarbeitenden analysieren.
Optimierte Steuerung des Projekts
Selbst bei einer guten Planung ist nicht garantiert, dass ein Projekt ohne Komplikationen vonstatten geht. Womöglich nehmen bestimmte Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch, die Kapazitäten reichen aufgrund eines Krankheitsfalls nicht aus oder es ist eine Umverteilung von Ressourcen erforderlich. In solchen Fällen braucht es eine optimierte Steuerung des Projekts. Mit den richtigen Tools ist das möglich.
Steigerung der Mitarbeitermotivation
Der Erfolg eines Projekts hängt stark von der Motivation der Mitarbeitenden ab. Wenn alle Beteiligten mit Leidenschaft an ihre Arbeit gehen und gemeinsam an einem Strang ziehen, können sie selbst schwierige Aufgaben gut bewältigen. Selbst hierbei spielt die Projektzeiterfassung eine Rolle, da sie flexible Arbeitszeitmodelle unterstützt, manuelle Prozesse reduziert und sich zur Implementierung von Belohnungssystemen eignet. Mitarbeitende werden wesentlich engagierter sein, wenn sie wissen, dass ihre Arbeit gewürdigt wird.
Die Bedeutung der Zeiterfassung im Homeoffice
Im Laufe der letzten Jahre hat der Arbeitsmarkt einen Wandel erlebt. Das zeigt sich unter anderem an der zunehmenden Bedeutung des Homeoffice. Auf der ganzen Welt hat die Anzahl an Mitarbeitenden im Homeoffice zugenommen. Doch das ist erst der Anfang: Wie aus einer Studie der Plattform Upwork hervorgeht, werden bereits 2025 etwa 22 % der Amerikaner remote arbeiten. Wie die Zahlen in Europa aussehen werden, lässt sich aktuell nur schwer vorhersagen. Es ist jedoch auch bei uns davon auszugehen, dass immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten werden. Genau genommen ist das bereits jetzt der Fall. Selbst im Dezember 2022 lag in der Schweiz der Anteil an Homeoffice-Mitarbeitenden noch bei rund 35%. Zwar ist die Pandemie hierzulande offiziell vorüber, aber das ändert nichts daran, dass sich viele Menschen mit dem Arbeitsmodell anfreunden können. Das macht die Zeiterfassung noch wichtiger. Aber warum eigentlich?
Mobatime hilft, Arbeitszeiten im Blick zu behalten - auch im Homeoffice
Besseres Selbstmanagement
Mitarbeitende im Homeoffice müssen eigenverantwortlicher arbeiten. Das ist gerade für all diejenigen, die keine Erfahrung mit dem Arbeitsmodell, Selbstorganisation oder einer Selbstständigkeit haben, nicht immer einfach. Eine Zeiterfassungssoftware kann dabei helfen, da Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten im Blick haben und diese flexibler gestalten können. Ausserdem stehen sie ein Stück weit unter Druck, da auch Personalverantwortliche die Arbeitszeiten verfolgen können.
Mehr Kontrolle
Die Redewendung «Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!» gibt es nicht ohne Grund. Kein Unternehmen sollte seine Mitarbeitende komplett ohne Überwachung im Homeoffice arbeiten lassen. Solange alles im Rahmen des Datenschutzes erfolgt, gibt es keinen Grund, die Arbeitszeiten nicht zu erfassen oder anderweitig die Produktivität zu überwachen. Das fördert eine effiziente Arbeitsweise und beugt möglichen Missverständnissen vor.
Überprüfung des Arbeitsfortschritts
Aufgaben und Projekte sollten immer termingerecht absolviert werden. Das lässt sich im Büro leichter sicherstellen als im Homeoffice. Zumindest in der Theorie, denn in der Praxis kommt es nur darauf an, wie Unternehmen mit der Situation umgehen. Zeiterfassungssoftwares liefern alle wichtigen Informationen in Echtzeit. Damit haben Personalverantwortliche den Arbeitsfortschritt immer im Blick. Sie können die Leistungen von bestimmten Mitarbeitenden beurteilen, potenzielle Engpässe im Voraus identifizieren und Ressourcen effizient managen.
Transparenz und Vertrauen
Eine harmonische Arbeitsbeziehung erfordert Transparenz und Vertrauen. Damit sie nicht unter dem Homeoffice zu leiden hat, braucht es eine klare Projektzeiterfassung. Klar heisst in diesem Fall, dass Arbeitgeber mit ihren Arbeitnehmern kommunizieren. Indem sie ihnen den Zweck der Erfassung näherbringen, wird das Vertrauen der Mitarbeitenden gestärkt. Sie verstehen, dass die Arbeitszeiterfassung nicht nur der Kontrolle dient, sondern vielmehr eine Verbesserung der Arbeitsabläufe im Vordergrund steht. Obendrein haben Mitarbeitende die Sicherheit, dass alles korrekt abgerechnet wird. Dadurch stehen sie – sofern es erforderlich sein sollte – Überstunden positiver gegenüber.
Es zeigt sich also: Eine effektive Zeiterfassung ist für den Erfolg moderner Unternehmen wichtig. Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Verwaltung von Arbeitszeiten, sondern ein umfassendes System zur Optimierung von Ressourcen und Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit. Durch den Einsatz einer digitalen Zeiterfassungslösung können Unternehmen produktiver und wettbewerbsfähiger werden. Besonders in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle, wie dem Homeoffice, gewinnt die Zeiterfassung an Bedeutung, da sie Transparenz und Vertrauen schafft. Letztlich trägt eine gut implementierte Zeiterfassungslösung wesentlich zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und zur Steigerung der Gesamtproduktivität bei, was ihren unverzichtbaren Wert unterstreicht.