Viele Studien befassen sich mit Zeiterfassungs-systemen
Ein beträchtlicher Anteil der Studien zum Thema elektronische Zeiterfassung stammt aus den USA. Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass die Ergebnisse nicht auf Europa übertragbar sind. In vielen Punkten gibt es keine oder nur geringfügige Unterschiede. Um dies besser zu verdeutlichen, haben wir einige Daten aus den Jahren 2022 bis 2023 analysiert und in diesem Artikel aufbereitet. Diese Daten stammen nicht nur von der amerikanischen Privatuniversität Harvard, sondern auch von der New Economics Foundation in London sowie von ausgewählten Forschungseinrichtungen und Institutionen, die von MarketSplash ausgewählten Forschungseinrichtungen oder Institutionen. Folgende Ergebnisse verdeutlichen die globale Entwicklung der Personaleinsatzplanung:
- Von 2021 bis 2028 wird der globale Sektor für elektronische Zeiterfassungssysteme voraussichtlich um über 20 % pro Jahr steigen.
- Zeitdiebstahl kann bis zu 7 % des jährlichen Bruttolohns ausmachen.
- 14 % der Unternehmen haben im Zuge der Pandemie ihre Investition für digitale Zeiterfassungssysteme erhöht.
- Gerade einmal 20 % der Arbeitszeit werden für Aufgaben von hoher Priorität aufgewandt.
- 29 % der Arbeitnehmer weltweit sorgen sich darum, dass sowohl ihre produktiven als auch nicht produktiven Arbeitszeiten erfasst werden.
- Nur 31 % der Arbeitgeber sorgen sich um die Trennung von produktiven und nicht produktiven Arbeitszeiten.
- Elektronische Zeiterfassungssysteme reduzieren die Wahrscheinlichkeit für Fehler bei der Gehaltsabrechnung um 44 %.
- 50 % der Arbeitgeber wünschen sich mehr Selbstdisziplin von Remote-Mitarbeitern.
- 66 % der Arbeitgeber legen ihre Hauptaugenmerk auf die Websites, die Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit besuchen. Dabei geht es vor allem darum, wie lange Mitarbeiter auf diesen Websites verbringen und ob sie für die Arbeit von Relevanz sind.
- Etwa 70 % der Arbeitnehmer werden durch Internetnutzung, Smartphones und andere Faktoren während eines typischen Arbeitstags abgelenkt.
Der prognostizierte Anstieg von jährlich über 20 % bis zum Jahr 2028 verdeutlicht, dass die elektronische Zeiterfassung in der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken ist. Gründe dafür ergeben sich sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer, wobei insbesondere die Steigerung der Effizienz und Präzision im Vordergrund stehen. Fehler bei der Gehaltsabrechnung sind nach wie vor keine Seltenheit und können für beide Seiten ärgerlich sein. In Unternehmen mit elektronischer Zeiterfassung treten sie jedoch deutlich seltener auf. Generell sind Zeiterfassungssysteme entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens.
In der digitalen Ära haben Mitarbeiter aufgrund ständiger Ablenkungen mit Unterbrechungen zu kämpfen, die die Produktivität erheblich beeinträchtigen können. Durch den Einsatz von Zeiterfassungssystemen fördern Arbeitgeber eine bessere Zeitmanagementkultur, und Mitarbeiter konzentrieren sich eher auf Aktivitäten, die für ihr Unternehmen von Bedeutung sind.
Systematische Zeiterfassung ist für EU-zugehörige Länder verpflichtend
Ursprünglich konnten Unternehmen in der EU in den meisten Fällen selbst entscheiden, ob sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassten oder darauf verzichteten. In Deutschland war beispielsweise nur die Dokumentation von Sonntagsarbeit und Überstunden erforderlich. Die Situation für EU-Mitgliedsländer hat sich jedoch mittlerweile verändert. Seit dem 14. Mai 2019 verpflichtet der Europäische Gerichtshof (EuGH) Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Aufgrund dieses Gesetzes haben viele EU-Länder ihre Arbeitsgesetze angepasst. Da die systematische Zeiterfassung nunmehr obligatorisch ist, ist es keine Überraschung, dass die Verbreitung von elektronischen Zeiterfassungssystemen kontinuierlich zunimmt. Das Gesetz zur Zeitwirtschaft zielt auf die Einhaltung der EU-Arbeitszeitrichtlinie ab. Es soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten. Wie bei anderen EU-Gesetzen besteht keine allgemeine Verpflichtung für alle Mitarbeiter und Unternehmen. Es gibt einige Ausnahmen, darunter:
- Mitarbeiter mit freiem Zeitmanagement
- Remote-Mitarbeiter ausserhalb des Büros
- Unternehmen mit spezifischen Arbeitszeitregelungen
- Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern
Zu den Branchen mit spezifischen Arbeitszeitregelungen gehören unter anderem saisonale Industrien Bau, Landwirtschaft und Tourismus sowie bestimmte Sektoren wie die Energiewirtschaft, Gesundheitsversorgung und Transportbranche. Grundsätzlich ist es auch möglich, dass Unternehmen analoge Zeiterfassungssysteme nutzen. Allerdings sind dafür bestimmte Voraussetzungen erforderlich. Zu diesen Voraussetzungen gehören:
- Arbeitgeber müssen die Zeiterfassung nachvollziehen können
- Arbeitnehmer müssen die Zeiterfassung nachvollziehen können
- Arbeitszeiterfassung muss präzise sein
- Zeiterfassung muss systematisch erfolgen
- Arbeitszeiterfassung muss zuverlässig sein
Besonderheiten bei der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz
Die Schweiz gehört zwar zu Europa, jedoch nicht zur EU. Daher ist das Urteil des EuGH in den Schweizer Kantonen nicht bindend. Aber wie sieht die Situation in der Schweiz konkret aus? Wie in der EU hat die Personaleinsatzplanung im ganzen Land eine hohe Bedeutung. Schweizer Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind gesetzlich zur genauen Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten sicherzustellen, müssen die erfassten Zeiten den kantonalen Arbeitsinspektoraten gemeldet werden. Die Zeiterfassungspflicht in der Schweiz ist in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG), das 1996 in Kraft getreten ist, sowie in den Artikeln 73a und 73b der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), die seit 2016 gilt, geregelt. Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern können eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung durchführen. Generell sind Arbeitgeber in der Schweiz gemäss Artikel 73 ArGV 1 verpflichtet, bestimmte Unterlagen für einen Zeitraum von fünf Jahren aufzubewahren. Dazu gehören:- Betriebliche Abweichungen bei der Arbeitszeitbemessung
- Identität des Arbeitnehmers
- Tätigkeit des Arbeitnehmers
- Tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten
- Ausgleichs- und Überzeitarbeit mit Zeitkoordinaten
- Ausgleichsruhezeiten und Ruhetage
- Dauer und Zeitpunkt von Pausen
- Gesetzlich gewährte Lohnzuschläge
Bei der vereinfachten Arbeitszeiterfassung entfallen einige dieser Unterlagen. Arbeitgeber müssen weiterhin die Arbeitszeiten aufzeichnen, jedoch nicht den Aufenthaltsort oder Pausen. Selbst Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern können die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nutzen, sofern es sich um Mitarbeiter handelt, die den Grossteil ihrer Arbeitszeit eigenständig bestimmen können. Manager in leitenden Positionen, Mitarbeiter im Aussendienst oder Mitglieder der Geschäftsleitung sind sogar von der Zeiterfassung befreit, vorausgesetzt, diese Befreiung ist in einem gültigen Gesamtarbeitsvertrag oder Tarifvertrag gemäss Artikel 73a ArGV 1 festgelegt. Neben diesen Berufsgruppen sind auch Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern, ähnlich wie in der EU, von der systematischen Zeiterfassung befreit.
Verzicht auf systematische Arbeitszeiterfassung hat viele negative Auswirkungen
Die seit 2016 in der Schweiz geltenden Vorschriften ermöglichen unter bestimmten Umständen sowohl eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung als auch einen Verzicht auf Zeiterfassung. Dies ist jedoch nicht immer vorteilhaft, wie eine Studie zeigt, die vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) in Auftrag gegeben und von der Universität Genf durchgeführt wurde. Die Ende 2017 abgeschlossene Studie zeigt, dass Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten nicht erfasst werden, unter untypischen Arbeitszeiten, gesundheitlichen Problemen und Überlastung leiden. Ausgenommen sind lediglich Mitarbeiter in Unternehmen, die aus diesem Grund Begleitmassnahmen einführen. An der Studie nahmen Arbeitnehmer aus acht Unternehmen verschiedener Branchen wie dem Einzelhandel, der Industrie, Telekommunikation und Versicherungen teil.
Schlechtere Work-Life-Balance: eine Zeiterfassung beugt vor
Darüber hinaus ist das Risiko, eine wöchentliche Arbeitszeit von über 55 Stunden zu haben, bei Arbeitnehmern ohne Zeiterfassung mit 11,7 % signifikant höher. Mitarbeiter mit vereinfachter Zeiterfassung sind in 3,4 % der Fälle betroffen, während Mitarbeiter, bei denen alle geleisteten Arbeitsstunden erfasst werden, nur in 1,3 % der Fälle betroffen sind. Generell lässt sich feststellen, dass der Verzicht auf eine systematische Arbeitszeiterfassung mit einem erheblichen gesundheitlichen Risiko einhergeht. Viele Mitarbeiter haben mit einer schlechteren Work-Life-Balance zu kämpfen, was sowohl körperliche als auch psychische Probleme zur Folge haben kann. Eine elektronische Zeiterfassung kann dazu beitragen, solche Probleme im Vorhinein zu verhindern oder zumindest die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu reduzieren.
Knapp 97 % der Arbeitnehmer möchten spätestens um 18 Uhr in den Feierabend gehen
Um die Bedeutung von digitalen Zeiterfassungssystemen und ihrer Präzision zu verdeutlichen, lohnt sich ein Blick auf Deutschland. Eine Studie, durchgeführt vom Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Institut (WSI) der Hans-Böckler-Stiftung, zeigt, dass knapp 97 % der Arbeitnehmer spätestens um 18 Uhr ihren Arbeitstag beenden möchten. Dies ist jedoch nicht immer gewährleistet. Oft arbeiten Arbeitnehmer einige Minuten mehr pro Tag, um alle ihre Aufgaben abzuschliessen. Dies kann sich im Laufe des Monats schnell summieren, und am Ende können mehrere nicht erfasste Überstunden zusammenkommen. Elektronische Zeiterfassungssysteme können diesem Problem entgegenwirken, indem sie die Arbeitszeit auf die Minute genau erfassen.
Softwares unterstützen Unternehmen bei der Zeitwirtschaft
Die digitale Zeiterfassung wird mithilfe speziell entwickelter Software ermöglicht. Schon seit einigen Jahren hat sich der Einsatz von Software zur Automatisierung und Optimierung unternehmensrelevanter Prozesse bewährt. Dies gilt auch für Prozesse der Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft. MOBATIME bietet massgeschneiderte Tools für diese Zwecke an. Unser Unternehmen ist auf Zeiterfassungslösungen spezialisiert und bietet eine breite Palette von Lösungen für Unternehmen jeder Branche und Grösse. Neben analogen Zeiterfassungssystemen umfasst unser Portfolio auch umfangreiche elektronische Zeitwirtschaftslösungen. Wir bieten Ihrem Unternehmen unter anderem:
- Auf Ihre Branche zugeschnittene Arbeitszeiterfassung
- Integration mit anderen Unternehmenssystemen
- Planung und Verwaltung von Arbeitszeiten
- Reporting-Funktionen zur Analyse von Arbeitszeitdaten
- Schulungen zur Nutzung der Zeiterfassungssysteme
- Support bei der Einführung der Zeiterfassungssysteme
- Terminals mit Chipkarten, Fingerabdruck oder RFID-Transponder
- Wartung von Zeiterfassungssystemen
- Zeiterfassung mit Smartphones und Tablets
- Zutrittskontrollen für mehr Sicherheit
Zeiterfassungslösungen lohnen sich für jede Firmengrösse
Aufgrund dieser Vorteile werden unsere digitalen Zeiterfassungssysteme weltweit von Unternehmen genutzt. Zu unseren Kunden zählen sowohl grosse Unternehmen wie Die Mobiliar und UPC Sunrise als auch Handwerksbetriebe wie Meier Tobler sowie öffentliche Einrichtungen wie die Gemeinde Matzingen, um nur einige zu nennen. Wir freuen uns darauf, auch Ihrem Unternehmen bei der Implementierung einer neuen Zeiterfassungslösungbehilflich zu sein.
Wie elektronische Zeiterfassung Unternehmen voranbringt
Unternehmen aus aller Welt können von digitaler Zeiterfassung profitieren, da die Nutzung entsprechender Systeme mit einer Vielzahl von Vorteilen einhergeht. Schauen wir uns einige der wichtigsten an
Bessere Arbeitszeitüberwachung:
Personalverantwortliche können die Arbeitszeiten in Echtzeit verfolgen, was eine effektivere Überwachung ermöglicht. Bei Abweichungen können sie gezielte und schnelle Massnahmen ergreifen.
Detaillierte Berichte für Analysen:
Elektronische Zeiterfassungssysteme stellen detaillierte Berichte zur Verfügung, die von Unternehmen analysiert werden können. Die aus diesen Analysen gewonnenen Daten können für personalbezogene Entscheidungen genutzt werden.
Einfache Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens:
Die meisten digitalen Zeiterfassungslösungen sind skalierbar, wodurch sie sich bei Unternehmenswachstum leicht anpassen lassen – sowohl hinsichtlich der Mitarbeiterzahl als auch der Anforderungen.
Geringerer Zeitaufwand:
Manuelle Dateneingaben sind zeitaufwendig. Die Implementierung elektronischer Zeiterfassungssysteme reduziert die Notwendigkeit manueller Eingaben erheblich und automatisiert die meisten Prozesse.
Leichtere Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen:
In der Schweiz und anderen Ländern gibt es strenge gesetzliche Vorschriften im Arbeitsrecht, darunter Datenschutz, Informationspflichten und Sicherheitsmassnahmen. Elektronische Zeiterfassungssysteme sind oft an diese Gesetze, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), angepasst und helfen bei der Einhaltung.
Mehr Flexibilität bei der Verwaltung von Arbeitszeiten:
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten, Pausen und Urlaubstage selbst verwalten, oft mithilfe spezieller Apps oder vergleichbarer Lösungen, was die Flexibilität fördert und zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträg
Nachhaltigkeit durch effiziente Ressourcennutzung:
Digitale Zeiterfassungssysteme reduzieren den Papierverbrauch, da papierbasierte Prozesse wie Stundenzettel entfallen und fördern generell eine effizientere Ressourcennutzung.
Minimierung von menschlichen Fehlern:
Die digitale Arbeitszeiterfassung reduziert das Risiko menschlicher Fehler bei manueller Dateneingabe und ermöglicht genauere Abrechnungen..
Sicherheitsfunktionen zum Schutz von sensiblen Informationen:
Elektronische Zeiterfassungssysteme bieten Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Informationen wie Gehälter, Identifikationsdaten und Gesundheitsdaten vor rechtlichen Konsequenzen bei Veröffentlichung.
Herausforderungen bei der Implementierung von elektronischer Zeiterfassung
Die Implementierung digitaler Zeiterfassung bietet ein erhebliches Potenzial, geht jedoch auch mit einigen Herausforderungen einher. Unternehmen sollten diese Herausforderungen verstehen, um eine Lösung zu finden, die ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. Im Folgenden möchten wir uns mit einigen der wichtigsten Herausforderungen befassen.
Bestimmte Branchen haben spezifische Anforderungen
Nicht alle Branchen haben die gleichen Anforderungen an die Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft. Daher besteht die Möglichkeit, dass das gewählte elektronische Zeiterfassungssystem nicht den individuellen Anforderungen gerecht wird. Es ist daher wichtig, eine Lösung zu wählen, die auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche zugeschnitten ist.
Integration in bestehende Systeme ist nicht immer möglich
Insbesondere mittelständische und grosse Unternehmen verwenden bereits verschiedene Systeme. Die Entscheidung für eine neue Zeiterfassungslösung kann zu Herausforderungen führen. Im schlimmsten Fall ist die Software nicht mit den bestehenden Systemen kompatibel. In solchen Fällen bieten sich digitale Zeiterfassungslösungen mit offenen Schnittstellen an, wie sie von Mobatime angeboten werden. Diese Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.
Die Einbindung unserer Zeiterfassungslösung geht einfach und schnell
Nutzung von komplexen Softwares erfordert gegebenenfalls eine Schulung der Mitarbeiter
Zeiterfassungssysteme mit vielen Funktionen können recht komplex sein. Die Herausforderung besteht darin, dass selbst die beste Zeiterfassungslösung nicht vollständig automatisch funktioniert. Sie erfordert eine angemessene Konfiguration und gelegentliche manuelle Eingaben. Daher kann es bei komplexen Systemen notwendig sein, die Mitarbeiter zu schulen. Ob alle Mitarbeiter oder nur bestimmte Gruppen geschult werden sollten, hängt von ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten ab. Unter Umständen reicht es aus, nur das Personalmanagement zu schulen.
Nur regelmässige Updates / Wartungen garantieren reibungslose Prozesse
Wie bei anderen Systemen können auch bei Zeiterfassungssystemen Fehler auftreten. Daher sind regelmässige Updates und Wartungen notwendig, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Wenn dieser Aspekt vernachlässigt wird, können Sicherheitslücken entstehen. Darüber hinaus bestehen weitere Risiken wie Effizienzverluste, Datenverluste und Unzuverlässigkeit. Professionelle Anbieter von Zeiterfassungssoftware bieten daher Wartungsverträge an.
Störungen können Ergebnisse der elektronischen Zeiterfassung verfälschen
Digitale Zeiterfassung ist präziser als analoge, kann jedoch nicht alle Unregelmässigkeiten erfassen. Störungen, wie die Nutzung von Smartphones während der Arbeit für irrelevante Aktivitäten oder Besuche am Arbeitsplatz, können schnell zu Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung führen. Weitere potenzielle Störquellen sind Hunger, Durst oder Gespräche mit Kollegen. Diese Störungen lassen sich allein durch die Zeiterfassung nicht beseitigen. Unternehmen können solche Störungen nur mit zusätzlichen Massnahmen wie Arbeitsplatzrichtlinien angehen.
