Zeiterfassung bei Dienstreisen: Was Sie wissen müssen

Dienstreisen gehören für viele Mitarbeitende zum Arbeitsalltag, sei es für Meetings mit Kunden, Weiterbildungen oder geschäftliche Verhandlungen. Doch wie werden sie korrekt in der Zeiterfassung abgebildet, und welche Regelungen gelten für die Vergütung und Spesenabrechnung? In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die wichtigsten Aspekte der Zeiterfassung bei Dienstreisen ein und zeigen auf, wie unser Mobatime-Zeiterfassungssystem diesen Prozess vereinfacht.

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Mitarbeitender vorübergehend an einem anderen Ort als seinem üblichen Arbeitsplatz tätig wird. Typische Beispiele für Dienstreisen sind Kundentermine, Messebesuche oder auch interne Schulungen, die ausserhalb des regulären Arbeitsorts stattfinden. Es handelt sich dabei um eine Arbeitszeit, die mit geschäftlichen Zwecken verbunden ist. Oft gehen Dienstreisen mit zusätzlichen Ausgaben für Verpflegung, Unterkunft oder Transport einher.

Beispiele für Dienstreisen:

• Ein Aussendienstmitarbeitender besucht Kunden in einer anderen Stadt.
• Ein Teamleitender nimmt an einer internationalen Konferenz teil.
• Eine technische Fachkraft reist zu einer externen Schulung in ein anderes Land.

Grundlagen der Zeiterfassung bei Dienstreisen

In der Schweiz regelt das Arbeitsgesetz, dass auch Dienstreisen als Arbeitszeit anzusehen sind. Jedoch gibt es hierbei verschiedene Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, z.B. ob die Reisezeit ebenfalls zur Arbeitszeit zählt und wie Pausen gehandhabt werden.

Im Mobatime-Zeiterfassungssystem können Mitarbeitende ihre Dienstreise schnell und unkompliziert erfassen. Die Arbeitszeit wird dabei automatisch anhand der Stempelungen und Absenzen berechnet.

Wie wird eine Dienstreise erfasst?

Um eine Dienstreise korrekt zu erfassen, müssen sowohl der Start- als auch der Endzeitpunkt angegeben werden. Im Mobatime-System erfolgt dies über die Funktion «Absenzgrund». Dabei wird zwischen der reinen Abwesenheitszeit und den damit verbundenen Spesen unterschieden.

Wann ist eine Dienstreise zu vergüten?

Eine der häufigsten Fragen, die sich Mitarbeitende und Arbeitgeber stellen, ist, ob und wie Dienstreisen vergütet werden. Grundsätzlich gilt, dass die eigentliche Arbeitszeit auf einer Dienstreise, also beispielsweise die Teilnahme an einem Meeting oder einer Schulung, vollumfänglich erstattet werden muss.

Hinsichtlich der Reisezeit gibt es verschiedene Regelungen, die vom jeweiligen Unternehmen bzw. dem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) abhängt. In einigen Fällen wird die Reisezeit vollständig als Arbeitszeit angerechnet, in anderen Fällen nur teilweise. Besonders relevant wird dies bei längeren Reisen, z.B. bei Auslandsreisen, bei denen die reine Reisezeit einen erheblichen Teil des Tages ausmachen kann.

Ein weiterer Aspekt ist die Frage, ob Spesen zusätzlich vergütet werden müssen. Hierzu zählen Kosten für Verpflegung, Übernachtungen, Fahrten oder sonstige Ausgaben, die im Rahmen der Dienstreise anfallen. Diese Kosten können über das Mobatime-Spesenmodul effizient erfasst und abgerechnet werden (siehe Abschnitt «Spesenmodul»).

Warum ist die Zeiterfassung so wichtig?

Die korrekte Zeiterfassung bei Dienstreisen ist für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen wichtig. Einerseits stellt sie sicher, dass Mitarbeitende fair für ihre Arbeit entlohnt werden, andererseits ermöglicht sie dem Unternehmen eine präzise Abrechnung von Projekten und eine Kontrolle über die eingesetzten Ressourcen.

Unkorrekte oder unvollständige Zeiterfassungen können nicht nur zu Problemen bei der Abrechnung führen, sondern auch zu Missverständnissen hinsichtlich der Vergütung oder des Ausgleichs von Mehrstunden. Im schlimmsten Fall kann dies rechtliche Konsequenzen haben.

Im Rahmen von Dienstreisen ist die Zeiterfassung oft komplexer als im normalen Arbeitsalltag. Mitarbeitende sind nicht nur für die eigentliche Arbeitszeit verantwortlich, sondern auch für die Erfassung von Reisezeiten, Abwesenheiten und Spesen.

Zeiterfassung einer Dienstreise im Mobatime-Zeiterfassungssystem

Das Mobatime-Zeiterfassungssystem bietet eine benutzerfreundliche und umfassende Lösung zur Erfassung von Dienstreisen. Mitarbeitende erfassen ihre Reisezeiten und Abwesenheiten direkt im System , während Vorgesetzte die entsprechenden Daten in Echtzeit einsehen und validieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dienstreise erfassen

Erweiterte Informationen zum Modul «Spesen» im Mobatime Zeiterfassungssystem

Die Spesenerfassung ist eine unverzichtbare Funktion im Arbeitsalltag, besonders bei Dienstreisen. Das Mobatime-Zeiterfassungssystem bietet eine umfassende Spesenverwaltung, die in den Workflow des Unternehmens integriert ist. Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über die Funktionalität des Spesenmoduls sowie die Rolle der Vorgesetzten im Validierungsprozess.

Spesenerfassung für Mitarbeitende

Mit der aktivierten Spesenfunktion können Mitarbeitende ihre geschäftlichen Ausgaben mobil und flexibel erfassen. Dies ist besonders vorteilhaft bei Dienstreisen oder anderen geschäftlichen Aktivitäten, die Auslagen wie Verpflegung, Fahrtkosten oder Übernachtungen mit sich bringen. Die Funktion ist in den Workflow integriert, sodass die erfassten Daten nahtlos weiterverarbeitet werden können.

Wichtige Merkmale der Spesenerfassung:

• Mobile Erfassung: Mitarbeitende können ihre Spesen direkt über mobile Endgeräte erfassen, was besonders unterwegs von Vorteil ist. Dabei können unterschiedliche Spesenarten wie Tagespauschalen, Kilometerkosten, Verpflegungskosten und andere Ausgaben erfasst werden.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Pro Mitarbeitergruppe wird festgelegt, welche Spesenarten erfasst werden dürfen. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung je nach Position und Reiserichtlinien des Unternehmens.
• Belegpflicht: Ab einem festgelegten Betrag muss der Mitarbeitende einen Beleg (z.B. ein Foto der Quittung) mitspeichern. Dies sorgt für eine saubere Dokumentation und vereinfacht die Validierung durch den Vorgesetzten.
• Pauschale Spesen: Das System ermöglicht auch die einfache Buchung von pauschalen Spesen, wie z.B. einer Tagespauschale, die keine weiteren Nachweise erfordert. Dies spart Zeit und sorgt für eine schnelle Abwicklung.

Workflow-Integration und Validierung durch den Vorgesetzten

Sobald ein Mitarbeitender seine Spesen eingereicht hat, wird der Antrag über das Workflowmodul zur Validierung an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet. Die Mitarbeitenden sind in sogenannten Workflowgruppen organisiert, und die Spesenanträge werden dem entsprechenden Vorgesetzten zugewiesen.

Aufgaben des Vorgesetzten:

• Validieren von Absenzen und Spesen: Der Vorgesetzte prüft die eingereichten Spesenmeldungen und stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente wie Quittungen korrekt eingereicht wurden.
• Kontrollbildschirm: Für die Validierung steht dem Vorgesetzten ein Kontrollbildschirm zur Verfügung, der eine effiziente Prüfung der eingereichten Spesenanträge ermöglicht. Alle zugehörigen Dokumente sind im Direktzugriff und können sofort eingesehen werden.
• Fehlerquittierung und Zeitbeschränkungen: Zusätzlich kann der Vorgesetzte Absenzen und Stempelzeiten validieren sowie Fehler in den Einträgen quittieren oder Zeitbeschränkungen öffnen.
• Antrag auf Auszahlung von Überstunden: Falls notwendig, kann der Vorgesetzte auch Überstunden zur Auszahlung freigeben.
• Saldoüberwachung: Über das Cockpit behält der Vorgesetzte die Saldostände der Mitarbeitenden im Blick, etwa für Überstunden oder Ferientage.

Unterstützung durch intelligente Todo-Liste

Der Validierungsprozess wird durch eine intelligente Todo-Liste unterstützt, die dem Vorgesetzten alle anstehenden Aufgaben übersichtlich anzeigt. Mit nur wenigen Klicks können Absenzanfragen bearbeitet und korrigierte Stempelungen geprüft werden. Dies spart Zeit und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Mitarbeitenden.

Auswertungen und Cockpit-Funktion

Das System bietet dem Vorgesetzten auch die Möglichkeit, verschiedene Auswertungen zu erstellen, die für den Arbeitsalltag wichtig sind. Dazu gehören beispielsweise:

• Saldo-Ferienlisten: Eine Übersicht über die aktuellen Feriensalden der Mitarbeitenden.
• Monatslisten: Detaillierte Aufstellungen der Arbeitszeiten und Spesen für einen bestimmten Zeitraum.
• Periodenübersichten: Eine Zusammenfassung der erfassten Daten für einen längeren Zeitraum, die z.B. für die Budgetplanung oder die Kontrolle der Ausgaben hilfreich sein können.

Alle relevanten Informationen sind auf einen Blick im konfigurierbaren Cockpit sichtbar, sodass der Vorgesetzte jederzeit die volle Kontrolle behält.

Delegation der Visumspflicht bei Abwesenheit

Falls der Vorgesetzte für längere Zeit abwesend ist, kann er seine Visumspflicht an einen Stellvertreter delegieren. Diese Funktion stellt sicher, dass Spesenanträge und Absenzen auch in seiner Abwesenheit effizient bearbeitet werden können. Dadurch wird die Kontinuität im Arbeitsablauf gewährleistet.

Fazit: Zeiterfassung bei Dienstreisen leicht gemacht

Die korrekte Erfassung von Arbeitszeit und Spesen auf Dienstreisen ist nicht nur ein rechtlicher, sondern auch ein organisatorischer Anspruch. Sie trägt dazu bei, Transparenz zu schaffen, Mitarbeitende fair zu vergüten und betriebliche Abläufe effizient zu gestalten.

Mit dem Mobatime-Zeiterfassungssystem stehen Unternehmen und Mitarbeitenden alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um Dienstreisen präzise und benutzerfreundlich zu dokumentieren. Von der einfachen Zeiterfassung über die transparente Spesenabrechnung bis hin zur effizienten Validierung durch Vorgesetzte: Unser System erleichtert den gesamten Prozess und minimiert Fehlerquellen.